Regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną serwisu Floterra

Wersja robocza do wdrożenia w serwisie Floterra | 22 maja 2026 r.

Niniejszy regulamin określa zasady korzystania z serwisu internetowego i aplikacji mobilnej Floterra, przeznaczonych do wspierania zarządzania flotą pojazdów, dokumentami floty, kosztami eksploatacji, terminami przeglądów, ubezpieczeń oraz innymi czynnościami organizacyjnymi. Regulamin został przygotowany dla modelu SaaS B2B, z uwzględnieniem ochrony interesu Usługodawcy oraz bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa polskiego i prawa Unii Europejskiej.

§ 1. Dane Usługodawcy i kontakt

1. Usługodawcą jest Denborgin Software Dmytro Nevoit, prowadzący działalność gospodarczą w Polsce, zwany dalej „Usługodawcą”.
2. Adres siedziby / stałego miejsca wykonywania działalności: ul. Żołnierzy 2 Armii 50/5, 65-936 Zielona Góra, NIP 9292091585.
3. Kontakt elektroniczny: [email protected]. Telefon kontaktowy: +48 534 037 393.
4. Regulamin jest udostępniany Użytkownikowi nieodpłatnie przed zawarciem umowy oraz w sposób umożliwiający jego pozyskanie, utrwalenie i odtwarzanie.

§ 2. Definicje

§ 3. Charakter Serwisu i grupa docelowa

1. Serwis jest narzędziem wspierającym organizację pracy i zarządzanie flotą. Serwis nie jest usługą prawną, księgową, ubezpieczeniową, brokerską, transportową ani doradztwem technicznym w zakresie dopuszczenia pojazdów do ruchu.
2. Serwis jest przeznaczony zasadniczo dla Klientów B2B. Użytkownik rejestrujący Konto oświadcza, że działa w imieniu Klienta i jest uprawniony do zawarcia umowy o korzystanie z Serwisu.
3. Jeżeli z Serwisu korzysta osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, a umowa nie ma dla niej charakteru zawodowego, postanowienia Regulaminu stosuje się z uwzględnieniem bezwzględnie obowiązujących przepisów przyznających takiej osobie ochronę konsumencką.

§ 4. Zawarcie umowy i rejestracja Konta

1. Umowa o świadczenie usług drogą elektroniczną zostaje zawarta z chwilą skutecznej rejestracji Konta, rozpoczęcia korzystania z Serwisu lub zaakceptowania Regulaminu, w zależności od tego, które zdarzenie nastąpi wcześniej.
2. Klient zobowiązuje się podać dane prawdziwe, aktualne i kompletne oraz aktualizować je w razie zmiany.
3. Klient odpowiada za działania i zaniechania Użytkowników korzystających z Konta tak, jak za własne działania i zaniechania.
4. Użytkownik jest zobowiązany chronić dane dostępowe, stosować silne hasła i nie udostępniać Konta osobom nieuprawnionym. Usługodawca nie odpowiada za skutki użycia Konta przez osobę trzecią, jeżeli nastąpiło to wskutek naruszenia obowiązków bezpieczeństwa przez Klienta lub Użytkownika.

§ 5. Wymagania techniczne

1. Do korzystania z Serwisu wymagane są: dostęp do Internetu, aktualna przeglądarka internetowa, aktywny adres e-mail oraz urządzenie spełniające wymagania techniczne właściwe dla aplikacji webowej lub mobilnej.
2. Klient odpowiada za zapewnienie sprzętu, oprogramowania, sieci, konfiguracji poczty e-mail oraz dostępu do Internetu po swojej stronie.
3. Usługodawca może rozwijać Serwis i zmieniać wymagania techniczne, o ile nie pozbawia to Klienta dostępu do podstawowych funkcji w sposób sprzeczny z zawartą umową.

§ 6. Zakres usług

1. Zakres funkcji zależy od wybranego Planu i może obejmować w szczególności: ewidencję pojazdów, przypomnienia o terminach, rejestr polis, przeglądów, napraw i kosztów, raporty, eksporty, role użytkowników oraz aplikację mobilną.
2. Funkcje eksperymentalne, beta, testowe lub oznaczone jako „preview” mogą działać niestabilnie i mogą zostać zmienione albo wycofane.
3. Usługodawca nie gwarantuje, że Serwis spełni wszystkie indywidualne potrzeby Klienta, jeżeli nie zostały one wyraźnie uzgodnione w odrębnej umowie pisemnej lub ofercie indywidualnej.

§ 7. Subskrypcje, płatności i faktury

1. Serwis jest świadczony odpłatnie w modelu Subskrypcji, chyba że Usługodawca udostępni Plan bezpłatny, testowy lub promocyjny.
2. Ceny, limity i zakres Planów są prezentowane w Serwisie, cenniku, ofercie lub zamówieniu. Kwoty mogą być wskazywane jako netto, do których doliczany jest VAT według obowiązujących przepisów.
3. Płatności mogą być obsługiwane przez zewnętrznego operatora płatności, w szczególności Stripe. Usługodawca nie przechowuje pełnych danych kart płatniczych.
4. Opłata za Subskrypcję jest należna z góry za dany okres rozliczeniowy, chyba że strony uzgodnią inaczej.
5. Rezygnacja z Subskrypcji wywołuje skutek na koniec opłaconego okresu rozliczeniowego. W relacjach B2B Usługodawca nie dokonuje proporcjonalnego zwrotu za niewykorzystaną część okresu, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa lub indywidualna umowa stanowią inaczej.
6. Brak skutecznej płatności może skutkować ograniczeniem, zawieszeniem albo zakończeniem dostępu do płatnych funkcji Serwisu po bezskutecznym upływie terminu wskazanego w powiadomieniu.

§ 8. Zasady korzystania z Serwisu

1. Klient i Użytkownicy zobowiązani są korzystać z Serwisu zgodnie z prawem, Regulaminem, dokumentacją, dobrymi obyczajami oraz przeznaczeniem Serwisu.
2. Zakazane jest w szczególności: dostarczanie treści bezprawnych, naruszanie praw osób trzecich, obchodzenie limitów Planu, testowanie zabezpieczeń bez zgody Usługodawcy, reverse engineering, scraping, masowe automatyczne zapytania, zakłócanie infrastruktury, wprowadzanie malware oraz używanie Serwisu do celów sprzecznych z prawem.
3. Usługodawca może czasowo zablokować Konto, funkcję lub dostęp Użytkownika, jeżeli jest to uzasadnione bezpieczeństwem, naruszeniem prawa, naruszeniem Regulaminu, ryzykiem szkody lub koniecznością ochrony infrastruktury.

§ 9. Dane Klienta i obowiązki Klienta

1. Dane Klienta pozostają danymi Klienta. Usługodawca nie nabywa własności Danych Klienta.
2. Klient udziela Usługodawcy niewyłącznego, nieodpłatnego, ograniczonego terytorialnie do świata i czasowo do okresu świadczenia usług uprawnienia do przechowywania, zwielokrotniania technicznego, wyświetlania, przetwarzania i transmisji Danych Klienta wyłącznie w zakresie koniecznym do świadczenia, zabezpieczenia, utrzymania, rozwoju i rozliczenia Serwisu.
3. Klient odpowiada za legalność, prawidłowość, kompletność i aktualność Danych Klienta, w tym za posiadanie podstawy prawnej do wprowadzania danych kierowców, pracowników, współpracowników lub innych osób do Serwisu.
4. Klient odpowiada za samodzielną weryfikację terminów administracyjnych, ubezpieczeniowych, serwisowych, technicznych i prawnych dotyczących pojazdów. Serwis ma charakter pomocniczy i organizacyjny.

§ 10. Powiadomienia, przypomnienia i raporty

1. Przypomnienia, alerty, raporty i kalkulacje generowane przez Serwis mają charakter pomocniczy i informacyjny.
2. Usługodawca nie gwarantuje, że wiadomość e-mail, push, SMS lub inne powiadomienie zostanie doręczone w każdym przypadku, ponieważ doręczenie zależy również od czynników zewnętrznych, w tym konfiguracji poczty, filtrów antyspamowych, dostawców usług telekomunikacyjnych, systemów operacyjnych, urządzeń i dostępu do Internetu.
3. Klient ponosi wyłączną odpowiedzialność za zachowanie terminów, w szczególności dotyczących OC/AC, badań technicznych, leasingu, serwisów, podatków, opłat, zezwoleń, dokumentów transportowych i innych obowiązków związanych z pojazdami.
4. Usługodawca nie odpowiada za mandaty, kary administracyjne, sankcje UFG, utratę ochrony ubezpieczeniowej, odmowę wypłaty odszkodowania, zatrzymanie dowodu rejestracyjnego, przestoje floty ani inne skutki wynikające z braku samodzielnej kontroli terminów przez Klienta, chyba że szkoda została wyrządzona umyślnie przez Usługodawcę.

§ 11. Własność intelektualna i licencja na korzystanie z Serwisu

1. Wszelkie prawa do Serwisu Floterra, w tym do kodu źródłowego, architektury, baz danych w zakresie struktury, interfejsu, znaków graficznych, dokumentacji, know-how i elementów twórczych, przysługują Usługodawcy lub jego licencjodawcom.
2. Na czas aktywnej Subskrypcji Usługodawca udziela Klientowi niewyłącznego, niezbywalnego, nieprzenoszalnego, ograniczonego prawa do korzystania z Serwisu zgodnie z Regulaminem i wybranym Planem, bez prawa sublicencjonowania.
3. Regulamin nie przenosi na Klienta autorskich praw majątkowych do Serwisu ani nie udziela licencji na kod źródłowy.
4. Klient nie może kopiować, modyfikować, dekompilować, udostępniać, odsprzedawać, wynajmować ani wykorzystywać Serwisu do budowy konkurencyjnego rozwiązania, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa stanowią inaczej.

§ 12. Dostępność, utrzymanie i rozwój Serwisu

1. Usługodawca dokłada należytej staranności, aby Serwis działał stabilnie i bezpiecznie, lecz nie gwarantuje nieprzerwanej dostępności ani braku błędów, chyba że strony zawrą odrębną umowę SLA.
2. Usługodawca może prowadzić prace techniczne, konserwacyjne, aktualizacyjne i bezpieczeństwa. W miarę możliwości prace planowane będą wykonywane w sposób ograniczający wpływ na korzystanie z Serwisu.
3. Serwis może być niedostępny wskutek okoliczności niezależnych od Usługodawcy, w szczególności awarii dostawców hostingu, operatorów sieci, operatorów płatności, usług chmurowych, sklepów aplikacji, ataków DDoS, działań organów publicznych lub siły wyższej.

§ 13. Odpowiedzialność Usługodawcy

1. W zakresie dopuszczalnym przez prawo odpowiedzialność Usługodawcy wobec Klienta jest ograniczona do szkody rzeczywistej i nie obejmuje utraconych korzyści, utraty przychodów, utraty kontraktów, utraty renomy, przestojów operacyjnych, kosztów zastępczych ani szkód pośrednich.
2. Łączna odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu lub w związku z Regulaminem, niezależnie od podstawy prawnej roszczenia, jest ograniczona do kwoty netto opłat faktycznie zapłaconych przez Klienta na rzecz Usługodawcy za Serwis w okresie 6 miesięcy poprzedzających zdarzenie wywołujące szkodę.
3. Ograniczenia odpowiedzialności nie mają zastosowania w zakresie, w jakim ich wyłączenie jest niedopuszczalne na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, w szczególności do szkody wyrządzonej umyślnie.
4. Usługodawca nie odpowiada za Dane Klienta, decyzje biznesowe Klienta, błędne dane wejściowe, nieprawidłową konfigurację Konta, brak aktualizacji danych, nieuprawnione użycie Konta wynikające z naruszenia obowiązków bezpieczeństwa przez Klienta ani za działanie zewnętrznych usług, na które Usługodawca nie ma wpływu.

§ 14. Reklamacje

1. Reklamacje dotyczące działania Serwisu można zgłaszać na adres [email protected].
2. Zgłoszenie powinno zawierać dane Klienta, opis problemu, datę wystąpienia, zrzuty ekranu lub inne informacje umożliwiające analizę.
3. Usługodawca rozpatruje reklamacje w rozsądnym terminie, nie dłuższym niż 14 dni roboczych, chyba że charakter zgłoszenia wymaga dłuższej analizy.

§ 15. Zawieszenie, zakończenie i usunięcie Konta

1. Klient może zakończyć korzystanie z Serwisu zgodnie z mechanizmem dostępnym w Serwisie lub przez kontakt z Usługodawcą.
2. Usługodawca może wypowiedzieć umowę lub usunąć Konto z ważnych przyczyn, w szczególności w razie naruszenia prawa, Regulaminu, braku płatności, działań zagrażających bezpieczeństwu lub długotrwałej nieaktywności Konta.
3. Po zakończeniu umowy Klient powinien wyeksportować Dane Klienta w okresie wskazanym przez Usługodawcę. Po upływie tego okresu dane mogą zostać usunięte lub zanonimizowane, z wyjątkiem danych przechowywanych na podstawie przepisów prawa lub uzasadnionego interesu Usługodawcy.
4. Usunięcie danych może nie obejmować kopii zapasowych, które są rotacyjnie nadpisywane zgodnie z polityką backupów i nie są wykorzystywane do bieżącego przetwarzania.

§ 16. Dane osobowe i powierzenie przetwarzania

1. Zasady przetwarzania danych osobowych przez Usługodawcę jako administratora określa Polityka Prywatności.
2. W zakresie, w jakim Klient wprowadza do Serwisu dane osobowe kierowców, pracowników, współpracowników, kontrahentów lub innych osób, Klient jest administratorem tych danych, a Usługodawca działa jako podmiot przetwarzający w rozumieniu art. 28 RODO.
3. Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych stanowi załącznik do Regulaminu albo jest zawierana przez akceptację Regulaminu, jeżeli jej treść została udostępniona Klientowi w Serwisie.
4. Klient potwierdza, że posiada podstawę prawną do powierzenia danych Usługodawcy i poinformował osoby, których dane dotyczą, o korzystaniu z Serwisu, o ile jest to wymagane.

§ 17. Zmiany Regulaminu

1. Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności z powodu zmiany prawa, zmiany funkcji Serwisu, zmian technologicznych, zmian cen, zmian dostawców, wymogów bezpieczeństwa lub konieczności doprecyzowania postanowień.
2. O istotnych zmianach Usługodawca poinformuje Klientów z odpowiednim wyprzedzeniem przez e-mail, komunikat w Serwisie lub inną zwyczajowo przyjętą metodę.
3. Jeżeli Klient nie akceptuje zmian, może zakończyć korzystanie z Serwisu ze skutkiem na koniec bieżącego okresu rozliczeniowego, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa stanowią inaczej.

§ 18. Prawo właściwe i sąd

1. Regulamin podlega prawu polskiemu.
2. Spory wynikłe z Regulaminu będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy dla siedziby albo stałego miejsca wykonywania działalności Usługodawcy, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa przyznają właściwość innemu sądowi.
3. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie mają właściwe przepisy prawa polskiego i prawa Unii Europejskiej.

Załącznik nr 1. Minimalne postanowienia umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych

1. Przedmiot i czas trwania: przetwarzanie danych osobowych w celu świadczenia, utrzymania, zabezpieczenia i rozliczania Serwisu przez czas obowiązywania umowy oraz przez okres niezbędny do usunięcia lub zwrotu danych.
2. Charakter i cel: hosting, przechowywanie, organizacja, odczyt, modyfikacja, usuwanie, backup, transmisja, obsługa zgłoszeń, utrzymanie bezpieczeństwa, diagnostyka i rozwój techniczny Serwisu.
3. Kategorie danych: dane identyfikacyjne, kontaktowe, służbowe, organizacyjne, dane pojazdów powiązane z osobami, dane o kosztach, polisach, zdarzeniach serwisowych, dokumentach, lokalizacji lub trasach, jeżeli dana funkcja jest używana.
4. Kategorie osób: Użytkownicy, pracownicy, współpracownicy, kierowcy, administratorzy floty, osoby kontaktowe Klienta oraz inne osoby, których dane Klient wprowadzi do Serwisu.
5. Usługodawca przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Klienta, chyba że obowiązek przetwarzania wynika z prawa.
6. Usługodawca zapewnia, aby osoby upoważnione do przetwarzania danych zobowiązały się do zachowania poufności.
7. Usługodawca stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, w tym kontrolę dostępu, szyfrowanie transmisji, kopie zapasowe, monitoring bezpieczeństwa i rejestrowanie zdarzeń w zakresie adekwatnym do ryzyka.
8. Klient wyraża ogólną zgodę na korzystanie przez Usługodawcę z dalszych podmiotów przetwarzających niezbędnych do świadczenia Serwisu, w szczególności dostawców hostingu, poczty, płatności, analityki, monitoringu błędów i infrastruktury chmurowej. Aktualna kategoria podprocesorów jest wskazana w Polityce Prywatności lub panelu Serwisu.
9. Usługodawca pomaga Klientowi, w miarę możliwości technicznych i organizacyjnych, w realizacji obowiązków z art. 32-36 RODO oraz w obsłudze żądań osób, których dane dotyczą. Czynności wykraczające poza standardową obsługę mogą być odpłatne, jeżeli nie wynikają z naruszenia po stronie Usługodawcy.
10. Po zakończeniu świadczenia usług Usługodawca usuwa albo zwraca dane osobowe zgodnie z funkcjonalnościami Serwisu, Regulaminem i uzgodnieniami stron, chyba że prawo wymaga dalszego przechowywania danych.